Omar Romero Contreras
Comunicación Política
Omar Romero Contreras
Comunicación Política
Mark Twain dijo “lo que te mete en problemas no es lo que no sabes, es lo que estás seguro que sabes, pero que simplemente no es así”.
La sabiduría popular dice que el ser humano tiene la capacidad de aprender de sus errores, sin embargo, la experiencia, nos dice que esto no es del todo cierto; y también se dice que el sentido común es el menos común de los sentidos ya que muchas veces se ríe de nosotros por creer que sabemos lo que en verdad solo suponemos.
Esta es la historia de Maricarmen (el nombre ha sido cambiado para proteger su identidad), ella actualmente ocupa un cargo de elección popular en México, y como buena política, desea ser reelecta, por ello, desde enero de este año ha iniciado con los trabajos para implementar una estrategia de campaña permanente que le permita obtener, consolidar y movilizar su propio capital político; esto es, un número importante de ciudadanos que la conocen, participan en actividades que organiza en su beneficio y lo más importante sienten afinidad hacia ella y sus causas.
Maricarmen cuenta con un equipo pequeño de colaboradores, dos miembros del equipo apoyaron durante la campaña a la candidata y es la primera vez que se incorporan a la administración pública, otro colaborador posee amplia experiencia en el servicio público en actividades administrativas solamente, y los dos últimos poseen experiencia tanto en campañas electorales como el servicio público en los niveles estatal y municipal en México.
En ese sentido, tenemos un equipo con diferentes perfiles y experiencia, que no se conocen entre ellos y es la primera vez que trabajan juntos en una estrategia de campaña permanente.
Desplegando una acción que había sido definida en la estrategia, se están llevando a cabo una serie de jornadas de salud en diferentes puntos de la localidad, dichas jornadas consisten en acercar una gama de servicios médicos gratuitos a la población, servicios como toma de presión, medición de niveles de glucosa y colesterol, vacunación COVID-19, entre otros. Adicional a esos servicios se brinda a los asistentes una platica de prevención de cáncer de mama.
Quienes han organizado eventos de este tipo saben que siempre hay “factores que no controlan los actores” es decir, siempre hay imprevistos, y que la buena planeación y la capacidad del equipo para responder a estos desafíos son la clave para salir bien librado de esos eventos.
Con el inicio del 2022 se estaba planeando llevar a cabo la primera jornada de salud y con ello el equipo iniciaba formalmente los trabajos. De hecho, días antes de la jornada la moral del equipo era elevada (como suele ocurrir), mucha expectación y emoción por dicho evento, sin embargo, el día del evento parece que fue otro el equipo que estuvo a cargo.
La primera jornada de salud que se llevó a cabo por parte de Maricarmen y su equipo, tuvo varios retos, por ejemplo, algunos miembros del equipo llegaron tarde, la puntualidad fue el primer elemento que falló.
El segundo elemento es que no hubo una pre-gira o equipo de avanzada que revisara días antes el lugar y determinara cual sería el mejor escenario para ubicar mesas, sillas, módulos y a los doctores, ese día la cita era a las 9 de la mañana y a las 9:30 apenas se estaban instalando las mesas y las sillas y ya había gente esperando, porque también en México tenemos esa bonita costumbre de citar a la gente una hora antes para que vayan llegando a la hora que estaba planeado el evento, ya ven, cosas de este México mágico.
Como era de esperarse, la gente vio al equipo instalando mesas, sillas, y buscando donde conectar el sonido y proyector. Debido a que ya había un retraso en la hora de inicio, todo el equipo empezó a “correr” y si “corren” existe una posibilidad muy alta de equivocarse.
Maricarmen, comenzó a molestarse al ver que la gente estaba impaciente porque la jornada no iniciaba, y si ella se molesta va a dejar de atender lo verdaderamente importante, que es atender a las visitas, saludar a la gente, platicar con ellos; en términos generales, se trata que el equipo le quite la mayor cantidad de preocupaciones a la líder para que ella se encargue de destacar como anfitriona y brinde un buen recibimiento a quienes acuden a las jornadas.
Y como efecto bola de nieve los pequeños errores fueron llevando a errores más grandes, y la gota que derramo el vaso fue que al momento de querer conectar la laptop al proyector para que una doctora diera la plática de prevención de cáncer de mama, faltaba el cable HDMI, y ahí fue cuando la líder visiblemente molesta trato de ocultar su enojo, pero la emoción ya estaba afuera, acto seguido la mitad del equipo dejo lo que estaba haciendo para resolver como conseguir un cable HDMI, hubiera estado bien en ese momento gritar: ¡Mi reino por un cable HDMI!
Entonces, la poca organización del equipo se vino abajo, porque dejaron de lado lo importante (atender a la gente) para resolver lo urgente (conseguir el cable HDMI) y eso solo incremento la tensión en el equipo. Se resolvió hasta que un integrante del equipo regresó a la oficina por el cable HDMI, pues, ¿quién de las asistentes trae un cable HDMI en su bolsa?
Pequeños faltantes, pequeños olvidos, pequeños malos entendidos si no se atienden o resuelven generan tarde o temprano el efecto bola de nieve.
Pasados estos retos que el equipo tuvo que resolver de la mejor manera, el evento se logró llevar a cabo y con cierto éxito, la gente se fue agradecida por los servicios médicos ofrecidos.
En los días posteriores vino el recuento de los daños, lo importante de esto es ver que se hizo bien, que se hizo mal y cómo podemos mejorar; lo que debemos destacar es que si ya se observó el error, hay que corregirlo de manera inmediata.
El siguiente paso fue empezar a organizar y asignar roles a los miembros del equipo, utilizar formatos como listas de verificación (check list), formato de giras, logística y eventos, guion para el maestro de ceremonias, programa del evento, líneas discursivas de Maricarmen, etc.
Es decir, poner por escrito todos los elementos necesarios para llevar cabo dicho evento, POR ESCRITO, asignar a un miembro del equipo la coordinación de giras, logística y eventos, quien será el responsable de coordinar y dirigir los esfuerzos del equipo en estos eventos y más importante aún, este coordinador resuelve todos los imprevistos; ya que jamás y bajo ningún motivo en los eventos se debe recurrir al líder para que sea quien resuelva, el líder va al evento para estar con la gente no a organizar, para eso esta el equipo.
Y en esta vida maravillosa cualquiera pensaría que con estos cambios todo marcharía sobre ruedas ¿o no?
El siguiente evento fue una celebración del 10 de mayo en otra localidad, en esta ocasión el equipo llego temprano, punto por eso, se les daría un pequeño desayuno a las mamás, la comida estuvo lista, la recepción iba caminando adecuadamente, el salón, la lona, las mesas y sillas, todo estaba dispuesto, incluso el equipo de sonido, el proyector y la laptop listos, ya que Maricarmen quería compartir un video con las asistentes; hasta ese momento todo estaba en su lugar y corrígeme si me equivoco, pero no hay mayor dicha que el sentimiento de tener todo listo antes de un evento, sin embargo, nuevamente hizo falta un pequeñísimo detalle, insignificante, así es, nuestro viejo conocido: el cable HDMI.
Y como trauma de la niñez, al saber que faltaba nuevamente el cable, Maricarmen volvió a enojarse, esta vez fue más visible su molestia.
Lo importante del asunto es que lo errores pueden ocurrir a cualquiera, sin embargo, si ese mismo error vuelve a pasar podemos decir que ya tenemos un problema bastante serio, porque ya no ocurre por desconocimiento sino por descuido, dolo o necedad.
Y es ahí cuando en los equipos ya tenemos un problema, todo lo demás se puede resolver, pero si te equivocas porque “no tienes atención al detalle” o “no te importa” entonces ya hablamos en términos de actitud y disposición mas que en términos de aptitud y habilidad.
¿Cómo superar esto?
Diversos son los planteamientos que desde el management o administración de todas las actividades asignadas nos brindan respuestas para superar estos problemas, de manera sencilla siempre me gusta compartir Los Cuatro Acuerdos del Dr. Miguel Ruiz, ya que estos nos proveen cuatro sencillas estrategias que podemos aplicar en nuestra vida personal, profesional o laboral.
Primer acuerdo: Se impecable con tus palabras
Si dices que vas a hacer algo, hazlo, si el equipo sabe que tú eres el responsable de alguna actividad o de conseguir cierto insumo, el equipo debe saber que así será, obviamente sin caer en suposiciones, algo muy importante en nuestra psique tiene que ver con que los seres humanos tratamos de ser congruentes y constantes, pensar y hacer lo mismo y mantenernos en ese dicho y hecho. Me ha tocado ver gente que siempre se cuenta la misma historia “es que me cuesta mucho trabajo llegar a tiempo” entonces, si cada que se acuerda se repite esa historia, lo único que está haciendo es ser congruente y constante consigo mismo y por eso “siempre” va a llegar tarde.
Segundo acuerdo: No te tomes nada de manera personal
Es común que cuando el efecto bola de nieve se incrementa y deja sentir su presión en los miembros del equipo, éstos empiecen a incrementar su estrés y sentirse amenazados por el estrés de los demás, esto es, sentir que me esta hablando mal el otro compañero, me vio feo, o me esta responsabilizando por sus errores. Y como vinos anteriormente, si el equipo comienza a correr, es más probable que se equivoquen y empiecen los problemas ya sea por falta de comunicación y coordinación.
Tercer acuerdo: No supongas
Verifica todo, por más pequeño que sea, no des por hecho que alguien más lo va a hacer, si no hay un responsable asignado y si la indicación fue dicha a todos, entonces fue dicha para ninguno. No pienses que todos en el equipo están entendiendo lo mismo que tú y que si la orden fue dada a todos no pienses que alguien más se encargará. Aquí implica asumir un rol de liderazgo y responsabilidad por dejar claro quien se ocupará de esa indicación o solicitar se especifique a quien le toca realizar esa tarea.
Cuarto acuerdo: Haz siempre lo máximo que puedas
En México, dentro de la administración pública me ha tocado escuchar de manera recurrente la frase “esas no son mis funciones” o el clásico “¿y yo por qué?” (dicho también por un presidente del país que empieza con F y termina con OX) al parecer muchos no quieren “arriesgarse” a salir de su zona de confort o hacer algo más allá de sus “funciones”, en una campaña electoral el manejo de los tiempos, las actividades y sus impactos son de “vida o muerte” el hacer o no hacer tiene repercusiones más allá de nuestro entendimiento inmediato, por eso, en una estrategia de campaña permanente, si bien al principio tenemos “más tiempo” conforme nos acercamos a ciertas fechas esa ventana temporal se reduce considerablemente, por ello, es vital que el equipo, de su máximo esfuerzo, un gerente de una agencia automotriz me dijo una vez: “Desde el gerente hasta el de intendencia, aquí todos servimos, aquí todos vendemos”
Estas cuatro recomendaciones derivadas de los 4 acuerdos, nos ayudarán a mejorar la comunicación y coordinación de un equipo de campaña y volverlo exitoso.
Ahora cada que se tiene un evento, siempre le pregunto al equipo (bromeando en serio) ¿ya llevan el cable HDMI? si me dicen que sí, les pido que me lo muestren, una vez que me lo muestran, les pegunto ¿quién se va a hacer cargo de llevar el cable? Una vez que me dicen el nombre de la persona responsable del cable, le pregunto a la persona en cuestión ¿si ya sabe que le toca llevar el cable y si sabe dónde está?
Por último, la sabiduría popular también nos dice “orden dada y no supervisada vale para pura chingada” así que, sin Yolanda, Maricarmen.
Comunicadores somos y en el camino andamos.